Las mejores estrategias para gestión del tiempo en el trabajo

Einstein creó la teoria de la relatividad del tiempo y del espacio, pero por desgracia, no funciona como nos gustaría, es decir: aumentando el tiempo cuando más lo necesitamos.

De hecho, la mayor parte de las mejores estrategias para gestión del tiempo en el trabajo no tienen mucho de científicas, son intuitivas y se crearon en el día a día de trabajo.

Por supuesto, la ciencia nos puede ayudar mostrándonos cómo disminuir la ansiedad, sentirnos mejor con pequeñas ganancias, hasta completar una tarea grande y otros consejos.

best time management strategiesPero en este artículo, le pedimos asesoramiento a alguien que tiene que lidiar con la relatividad del tiempo y el espacio todos los días, Amanda Alvernaz, Marketing Manager de la empresa Trello en Brasil.

Su reto es doble: además del tiempo que corre a la misma velocidad para todos nosotros, y en el sentido contrario de las tareas, ella todavía necesita vencer al espacio, debido a que la cultura de trabajo remoto de Trello impone ciertas peculiaridades a las estrategias de gestión del tiempo.

Vea también: Los objetivos, herramientas y beneficios de la gestión del conocimiento en las empresas

Algunas de las mejores estrategias para la gestión del tiempo en el trabajo

Una buena estrategia de gestión del tiempo debe basarse en algunas reglas sencillas:

  • Visualice las actividades del día, ya en la mañana
  • Establezca el grado de importancia de cada una
  • Enfoque sus energías en las que necesitan más de usted
  • Aprenda a lidiar con la frustración para evitar el estrés
  • Reaccione de forma más natural a lo imprevisto, que siempre ocurre
  • Dedique un tiempo para el desarrollo personal

Un estudio de Duke Medical School añade otro punto interesante: usted necesita intervalos de silencio absoluto, de vez en cuando, no sólo para concentrarse y relajarse un poco, sino para dar tiempo al cerebro para desarrollar nuevas células en la región responsable de la memoria.

Con tantas citas programadas todos los días, ¿cómo se hace para tener tiempo para descansos en silencio absoluto?

Veamos lo que nos recomienda Alvernaz Amanda, quizás sus consejos y estrategias de gestión del tiempo en el trabajo nos ayuden en esta búsqueda de la paz y la productividad.

Consejos de productividad y gestión del tiempo

De acuerdo con Amanda, la gestión eficiente del tiempo es crucial para que se pueda tener un equilibrio entre el trabajo y la vida personal, especialmente cuando la persona trabaja desde su casa, como en su caso.

En la empresa Trello, el 60 % de los empleados trabajan de forma remota desde diferentes lugares en toda América del Norte, América del Sur y Europa.

Por esa razón, la compañía ha desarrollado varias estrategias para gestionar mejor el tiempo en las rutinas del equipo y las rutinas personales.

Vamos a ver algunas de ellas.

Lista compartida de las tareas del equipo para la semana

Todo el personal hace una checklist de las tareas que se realizarán durante la semana en un cuadro del equipo de Trello.

Esta es una buena estrategia para la gestión del tiempo, por tres razones principales:

  1. Hace que todos estén alineados en las tareas que pueden beneficiarse de la colaboración con otros equipos del personal
  2. Todo el mundo sabe cuál es la prioridad de cada miembro del equipo
  3. Reduce la necesidad de interrumpir a las personas para saber el progreso de sus tareas

Amanda hace hincapié que conocer la lista de cada uno también ayuda, cuando tenemos que pedir asistencia de última hora, porque vamos a ser más respetuosos con los demás al ver cómo están completas las actividades de nuestros compañeros de trabajo.

Bloqueo del tiempo

En la empresa Trello, muchos suelen definir los martes y jueves como los días para poner las manos en la masa.

Así que yo bloqueo los horarios de mi agenda para que nadie programe una reunión en esos días. Eso me ayuda a concentrarme más para llevar a cabo las tareas que requieren más energía y un razonamiento más complejo.

¿Quién sabe si en esos momentos, Amanda no aprovecha para beneficiarse de esos minutos diarios en silencio absoluto, como se recomienda en el estudio que mencionamos?

Control del tiempo

Otro consejo de Amanda es controlar el tiempo que usted está gastando en una tarea para ver si vale la pena el resultado.

Si hay un exceso de tiempo dedicado para un retorno no equivalente, ella sugiere delegar la tarea o simplemente eliminarla de su vida cotidiana.

Gestión de tiempo para las reuniones

En la empresa Trello, las reuniones de equipo se llevan a cabo de manera objetiva con una acta preestablecida.

En Trello, utilizamos un cuadro donde se colocan tarjetas en una lista de asuntos que se deben tratar.
Por regla general, no dejamos que nadie añada un nuevo elemento durante la reunión. Eso hace que todos vengan preparados y conscientes de lo que se discutirá en la reunión.

También escogemos un líder de la reunión, que coordena los asuntos, encamina las discusiones, y controla el tiempo para no exceder lo que se estableció de antemano.

Una buena Administración del Tiempo encuentra tiempo para todo, siempre estableciendo por adelantado aquello que es para ti. - Anónimo Click Para Twittear

 

¿Conoces alguna otra estrategia para gestión del tiempo en el trabajo?

Por favor comparte tu experiencia con nuestros lectores y ¡envía un comentario!

 

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