Software BPM: Vea algunos consejos para facilitar la introducción de la herramienta

Los gerentes de empresas que quieren aprovechar las ventajas estratégicas de la gestión de procesos de negocio BPM pueden seguir algunos consejos de este artículo, para que la implementación del software en la cultura organizacional de la empresa sea más suave, y por lo tanto ayude a los empleados que van a trabajar con la nueva herramienta.

El software HEFLO BPM es una solución completa para la gestión de procesos, pero hay factores humanos y psicológicos que, independientemente de la excelencia del software BPM, pueden causar que la asimilación de la herramienta por los usuarios, tome más tiempo. Es importante recordar que, en primer lugar son personas que interactuarán con el software, y tienen expectativas, opiniones, costumbres y sentimientos.

Para acelerar la absorción del nuevo elemento en la empresa y facilitar la receptividad para el uso del software BPM, es necesario conocer los procedimientos más arraigados a los diferentes sectores de la organización que se verán afectados y modificados, aunque sea a través de un breve estudio. La información obtenida servirá de base para armar una presentación con el fin de permitir que los colaboradores estén tranquilos y confiantes. La adaptación a la visión estratégica de la empresa, que ahora incluye la gestión de los procesos de negocio BPM a través de un nuevo software, debe ser vista como un gran paso para todos.

Software BPM desde la perspectiva del usuario

Los factores humanos involucrados se deben considerar previamente, bajo la perspectiva del usuario final de modo que el gestor acelere la participación efectiva de los empleados y su satisfacción al utilizar el software BPM. Hay que anticipar cualquier posible “ruido de la organización”, que si no se anticipa, se puede generar en diferentes sectores de la empresa.

Los usuarios deben ser alentados a entender los beneficios de la herramienta para su propio trabajo diario, además de los beneficios para la organización en su conjunto y no sólo recibir instrucciones de operación del software BPM.

Ambientar para generar mejores respuestas y comodidad

Las sesiones de formación para utilizar el software BPM tendrán mejores respuestas cuando incluyan una ambientación en relación con las razones de cualquier cambio de rutina, o la sustitución de las herramientas de uso común. Si el gestor anticipa que los trabajadores de un sector determinado pueden recibir los cambios con aprensión, es importante prever un discurso que neutralice este sentimiento potencial. Es decir, el objetivo es dejar a los colaboradores cómodos y entusiastas con los cambios en las rutinas y dejarlos seguros de que el futuro de todos sólo será positivo.

Piense la aceptación del software BPM caso a caso

Para que esa adopción sea la más responsiva, cada caso debe ser visto de antemano y cada aspecto positivo para los propios empleados debe ser destacado, con el fin de que esta noción de mejora prevalezca en todas las situaciones. Un aspecto positivo a destacar, por ejemplo, es que el aprendizaje y el uso de software BPM también será una mejora importante en el currículo de sus propios empleados. Es decir, el software BPM es estratégico no sólo para la empresa, sino también para los usuarios a nivel profesional.

Preparar la presentación del software BPM de antemano

Es importante que todo el personal salga convencido al final de la presentación del software, con la certeza de que la novedad es una solución importante que se está implementando en toda la cadena. Para facilitar la preparación de ese momento, he aquí algunos consejos:

  • Crie diagramas personalizados, cubriendo todos los sectores, desmembrándolos en niveles, si es necesario.
  • Introduzca los posibles factores de resistencia en campos o cuadros relacionados con cada sector y cada nivel – estos son para el uso exclusivo del gestor responsable y no se mencionarán en la presentación.
  • Corresponda a cada posible factor de resistencia de los equipos, respuestas positivas que los neutralicen – éstas deben ser abordadas en la presentación.
  • Conozca las herramientas que se utilizan actualmente, las cuales serán reemplazadas o retiradas por el software, y destaque las mejoras de rendimiento con las nuevas rutinas.
  • Enumere las mejoras en el rendimiento de cada sector y de cada nivel.
  • Utilizando un tono más personal, enfatice eventuales actualizaciones profesionales.

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