Cuando se trata de modelado de procesos para legos, esto puede parecer un misterio.
Es claro que la automatización de procesos de negocio no es una tarea sencilla, pero los conceptos son claros y se pueden entender fácilmente.
Así, explicar a los seglares las etapas y técnicas del análisis y mapeo de procesos puede ayudarles a entender las decisiones tomadas por los técnicos, consultores y especialistas, sin que tengan que convertirse en PhDs en el asunto.
Del mismo modo, cuando se deparan con ejemplos de flujos de proceso y diagramas, tendrán una noción adecuada de lo que está ocurriendo y serán capaces de dar su opinión sobre las decisiones tomadas con mucha más firmeza.
Vea también: El diferencial competitivo: Definición y 3 ejemplos de éxito
Nociones de modelado de procesos de negocio para legos
Aumento del valor para el cliente y para la empresa
Antes de examinar la cadena de procesos, las actividades que la componen y la forma de hacerla más eficiente y productiva, reduciendo los obstáculos, los retrasos y los desperdicios (entre otras posibles medidas para lograr la mejora continua de los procesos, es necesario comprender el concepto de valor añadido a lo largo de la cadena de producción.
Piense de esta manera: al entregar un producto o servicio a un cliente final, el consumidor paga un precio en efectivo basado en el valor que esta solución le aporta. O mejor dicho, en su percepción del valor de esa solución.
Puede ser una olla, un viaje, un coche, un software, una sesión de terapia física, no importa: un problema se ha resuelto para el cliente, se le satisfacen sus deseos o ansias, y eso vale algo para el cliente. Tanto es así, que está dispuesto a pagar por ello.
Del otro lado, la empresa lleva a cabo una serie de tareas y actividades para entregar ese producto o servicio al cliente. Hace la planificación, compra, almacena, transforma, pinta, junta, prepara presupuestos, delega, corta, embala, entrega, etc.
Cada una de estas tareas de forma individual tiene un costo, y la suma de todas ellas determina el costo total. Esta suma debe tener un valor inferior a la que el cliente está dispuesto a pagar por el producto o servicio adquirido. De lo contrario, no habrá ningún beneficio, ¿de acuerdo?
Listo: ese es el concepto (para los legos) del valor añadido a lo largo de una cadena de procesos de producción: debe ser mayor en la percepción del cliente de lo que le cuesta a la empresa.
De hecho, cuanto más eficiente una empresa puede crear esta percepción de valor de un producto o servicio a sus clientes, gastando lo menos posible, la propia empresa se considera más valiosa, y aumenta su valor (acciones de la bolsa de valores, por ejemplo).
La cadena de procesos, procesos y actividades
El modelado de procesos de negocio (para los legos) ya debe estar más fácil de entender para usted.
Sin embargo, algunas definiciones de BPM para legos siempre pueden ayudar aún más:
El proceso: es el conjunto de actividades interrelacionadas y realizadas en un orden cronológico (algunas en paralelo) para llevar a cabo un trabajo que tiene como objetivo satisfacer las necesidades de una persona o una organización. Ej.: El proceso de entrega de una mercancía.
La actividad: Son las tareas o trabajos realizados por personas o softwares a través de recursos específicos. Ej.: La actividad de archivar la factura relacionada con las mercancías entregadas.
La cadena de producción, cadena de procesos o cadena de valor: son todos los procesos que se interrelacionan para la entrega del valor final (producto o servicio) de una organización a un cliente final: Ej.: La cadena de procesos del comercio electrónico implica varios procesos, incluyendo la entrega de la mercadería.
Con todo esto presente, el modelado de procesos, incluso para los legos, se hace más claro: ¿cómo hacer que esta cadena de producción presente el menor coste posible y entregue el mismo valor percibido?
Eso es lo que vamos a revisar a continuación.
El modelado de procesos de negocio para legos y la mejora continua
La mejora continua es una técnica BPM que se utiliza para asegurar que los procesos se realicen siempre de la manera más eficiente posible, es decir: utilizando menos recursos y entregando más valor al siguiente proceso.
Hay varias maneras de analizarlo y diseñar un nuevo proceso, mejorado y optimizado, pero como se trata de describir el modelado de procesos de negocio para legos, presentamos tres ejemplos fáciles de entender:
- Obstáculos: es el momento de un proceso en el que todas las actividades antes mencionadas se paralizan si no ocurren correctamente. Vea también la definición CBOK para los obstáculos.
Por ejemplo: Un restaurante tiene los pedidos en orden, cuenta con suficientes lugares, la cocina está funcionando de manera eficiente y todas las demás actividades también, a excepción de la entrega de los pedidos en las mesas, pues un camarero está ausente.
- Retrasos: Siguiendo el ejemplo del restaurante, un horno situado en un sitio inadecuado está demorando para preparar la comida. Todas las tareas que dependen del horno se retrasan.
- Desperdicios: el uso inadecuado de los refrigeradores está causando un gasto excesivo de energía y algunos alimentos se estropean.
Cómo modelar procesos: consejos para legos
En la secuencia te voy a proporcionar varios recursos valiosos para que usted pueda modelar su proceso, pero antes me gustaría saber su opinión sobre las notaciones más utilizadas. ¡Comparta su opinión con nuestros lectores!
Si usted está buscando orientación para modelar su primer proceso, entonces vea este paso a paso para dibujar un flujo simple.
Por lo tanto, la mejora continua analiza estos procesos y actividades para encontrar maneras de evitar los obstáculos, retrasos y pérdidas.
Para esto, se diseñan nuevos procesos, con la ayuda de herramientas de BPM, mediante el uso de una notación internacional, BPMN 2.0 y la creación de flujos de procesos fáciles de entender y eficientes.
Vea este libro electrónico que le ayudará a entender más sobre BPM: The BPM Cookbook: Una guía completa con todo lo que usted necesita saber acerca de BPM.
¿Usted cree que sabe todo sobre BPMN? Entonces vea nuestro QUIZ de 10 preguntas y haga la prueba: QUIZ BPMN
