No hay manera de definir e implementar una estrategia de BPM sin dominar la gestión por procesos, concepto fundamental para cualquier empresa que tenga como objetivo añadir valor a cada etapa de la cadena de producción, con eficiencia y eficacia, para entregar un producto final que sus clientes lo consideren un producto valioso.
Para entender a fondo el concepto de la gestión de procesos y luego aplicarlo de forma adecuada en la estrategia de BPM, en este artículo vamos a abordar su definición y algunas características importantes.
La gestión por procesos: conceptos y aplicaciones en la estrategia de BPM
Según el conocido experto Gart Capote, el concepto de gestión por procesos podría definirse de la siguiente manera:
La Gestión de Procesos de Negocio es un enfoque disciplinario para identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, acompañar, controlar y mejorar los procesos de negocio, automatizados o no, para conseguir resultados consistentes y alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
Tenga en cuenta que Capote menciona 8 actividades: identificar, diseñar, ejecutar, documentar, medir, acompañar, controlar y mejorar. Además, él recuerda que el concepto de la gestión por procesos no se limita a los procesos automatizados, y que los resultados, además de ser coherentes, deben converger con los objetivos de la empresa.
Entre las aplicaciones de gestión por procesos en una empresa que presentó este autor, podemos destacar:
- La comprensión y formalización de los procesos
- La visión de la cadena de valor y sus procesos componentes.
- La agilidad en la prestación de nuevos servicios y productos para los clientes.
- La reutilización de los recursos tecnológicos y el reaprovechamiento de su legado.
- La gestión proactiva de las tareas y actividades del proceso y el seguimiento en tiempo real.
- La expresiva reducción de costos y tiempo en la adopción de nuevas soluciones.
- Un mejor uso de los recursos humanos y su consiguiente valorización.
- La quiebra de los silos y feudos de la gestión empresarial tradicional.
- La simulación y el ensayo de las mejoras en un entorno controlado.
En la visión de otro autor muy respetado, Roger Tregear, la gestión por procesos es un concepto que se puede entender de esta forma:
Los procesos de negocio son los canales por los cuales las organizaciones entregan valor a los clientes externos, a sí mismas, y a otras partes interesadas. No hay otra manera de entregar ese valor. Las áreas funcionales por sí solas, no son capaces de ofrecer valor. Por lo tanto, cada organización lleva a cabo su propósito estratégico a través de sus procesos de negocio
Tenga en cuenta que la estrategia de BPM está impulsada en su totalidad por la forma en que el concepto de la gestión por procesos se lleva a cabo en la empresa. Según este autor, la secuencia que se debe seguir para aplicar la estrategia de BPM y convertirla en una aplicación efectiva, es la siguiente:
- Las organizaciones existen para entregar valor a los clientes y a otras partes interesadas. Eso es estrategia.
- Lo hacen por medio de una serie de actividades coordinadas a través de una serie de elementos funcionales de la organización. Ese es un proceso.
- Tiene sentido optimizar estos procesos para satisfacer los requisitos de los clientes y otras partes interesadas. De eso se trata la mejora de los procesos.
- Tener una visión coordinada de la realización de los procesos por los cuales una organización agrega valor, se optimiza el rendimiento. Eso es la gestión de los procesos.
- La gestión de los procesos permite que las organizaciones se concentren en los procesos que crean una diferenciación en el mercado descrito por la estrategia. De eso se trata la ejecución.
En resumen, siguiendo el concepto de gestión por procesos, la estrategia de BPM debe seguir estos 5 pasos que implican respectivamente: la estrategia, los procesos, la mejora, la gestión de procesos y la ejecución.
La gestión por procesos: ¿qué impacto causa ese concepto en la organización?
La gestión por procesos se destina a mejorar la forma que se ejecutan y administran los negocios de las empresas. En este contexto, la estrategia BPM basada en la gestión por procesos debe permitir que el administrador fomente los siguientes impactos en el negocio:
- Formalizar y entender los procesos de la empresa.
- Ver correctamente toda la cadena de valor y sus procesos.
- Generar más agilidad para ofrecer nuevos productos y servicios a los clientes.
- Reutilizar los recursos tecnológicos dominados por la empresa.
- Aprovechar el legado de conocimientos y prácticas acumulados.
- Supervisar las tareas y procesos en tiempo real.
- Reducir los costes.
- Reducir el tiempo de realización de las tareas.
- Valorizar el personal y hacer un mejor uso de sus habilidades.
- Poder simular las mejoras en un ambiente controlado
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