Una estructura organizacional por procesos se caracteriza por una gestión centrada en la entrega final de los productos y servicios que se realizan a través de procesos a lo largo de la cadena de valor. De esa manera, el propósito de la estructura por procesos es evitar una gestión basada en departamentos separados y no conectados o impedida por la distancia entre los niveles jerárquicos.
Del mismo modo que un proceso debe fluir, evitando los obstáculos y desperdicios, buscando la eficiencia y eficacia en una estructura organizacional por procesos, se gestiona el valor creado por la empresa para que un proceso siempre entregue al siguiente proceso todo lo que necesita para desarrollarse de manera eficiente.
Por consiguiente, un área o departamento será responsable de un proceso específico del principio al fin.
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Factores determinantes de una estructura organizacional por procesos
Para tener éxito en la implementación de una estructura por procesos, se deben establecer algunos factores.
En primer lugar, debe haber una cultura de procesos instalada en la empresa o, al menos, que todos sean conscientes de lo que son los procesos de negocio. Por otra parte, es necesario que haya un consenso objetivo por parte de todos sobre el concepto de producción de valor de la empresa y su entrega al cliente final.
Para eso, es determinante tener en cuenta la importancia de llevar a cabo cada proceso con calidad, tener bien claras las habilidades y conocimientos necesarios para realizar cada proceso y darse cuenta de que un proceso tiene una influencia sobre los demás y puede interferir en sus resultados.
Para que todo esto suceda de una manera organizada, es fundamental definir formalmente a los propietarios de los procesos, documentarlos adecuadamente de manera sistemática y realizar una medición constante de todos ellos y de sus resultados.
Sólo de esa forma, una estructura organizacional por procesos será capaz de permitir la toma de decisiones, basada en el rendimiento de cada uno de ellos.
En este contexto, es extremadamente necesaria una herramienta BPM ágil, intuitiva y que aporte más fluidez a la comunicación y transparencia a la información.
Funciones inherentes a una estructura de organización por procesos
Cuando se define una estructura organizacional por procesos, algunas funciones se deben realizar en la empresa, vea:
Patrocinador de la gestión por procesos
Es necesario que un miembro de la alta dirección de la empresa sea responsable de patrocinar y fomentar la gestión por procesos. Entre sus funciones, se pueden destacar:
- Definir la visión de la gestión por procesos.
- Fomentar la mejora continua.
- Dirigir las iniciativas de BPM.
Propietario del proceso
Es el empleado directamente responsable de un proceso y debe asegurarlo y supervisar su rendimiento.
Gestor de Proyecto de Proceso
En este caso, el colaborador es responsable de la realización de un proceso de gestión de proyectos a su término mejor. Está subordinado a las decisiones y directrices de la oficina de procesos.
Analista de procesos
Este colaborador, como el nombre de la función implica, debe estar alerta y siempre analizando los procesos y proponiendo mejoras. Su papel incluye dar apoyo total a los dueños del proceso para que tengan toda la información y los datos necesarios que les ayuden a tomar decisiones.
Arquitecto del proceso
Con una visión más amplia, el arquitecto de procesos tiene un papel bastante importante en la estructura organizativa por procesos, y debe vigilar para que la arquitectura se mantenga adecuada y dentro de los patrones de referencia o incluso sugerir cambios y mejoras que proporcionen resultados para generar valor en la empresa.
Analista de Negocio
A diferencia del analista de procesos, este empleado analiza las demandas de tecnología que la empresa debe atender para gestionar los procesos, buscando las soluciones más adecuadas para ello.
Especialistas
Son funcionarios con experiencia y deben estar estrechamente vinculados a las iniciativas de mejora de los procesos. Por el hecho de tener un gran conocimiento sobre el negocio, su papel es crucial para ayudar a los otros profesionales.
Una estructura organizacional por procesos sólo funciona correctamente si la empresa en su conjunto entiende el concepto de BPM y se dedica para que las iniciativas no se pierdan en el tiempo, y que ocurran de manera coordinada, con un objetivo común alineado con la alta dirección de la organización. Para eso, el empoderamiento de la oficina de procesos puede ser una manera excelente para el éxito de una organización estructurada por procesos.
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