BPM Human Centric es un enfoque de la gestión de procesos de negocios en que se le concede privilegio a las tareas, actividades y habilidades humanas en los procesos, y se crean otras funciones automatizadas para apoyar esas acciones humanas.
El motivo para eso es que en cualquier proceso de negocios existen una variedad de actividades que solamente pueden ser realizadas por personas, seres humanos como nosotros.
Algunos ejemplos de tareas exclusivamente humanas que abarca el BPM Human Centric:
- Revisión de informes, datos o mediciones.
- Creación de textos, como propuestas, contratos o informes.
- Creación de imágenes, como piezas de design.
- Juzgar.
- Evaluar
- Decidir entre alternativas.
- Traducir idiomas.
- Aprobar o autorizar.
Y muchas otras.
Se puede decir que una actividad humana dentro del proceso se puede traducir por aquello que la persona hace. Pero al estar integrada al proceso, contará con una serie de actividades automatizadas de apoyo, realizadas por el sistema, por ejemplo, alertas o avisos de que cierta actividad humana no se hizo dentro del plazo.
El objetivo de BPM Human Centric es definir esas actividades en “paquetes” que se puedan estandarizar e integrar en diversos procesos. Por medio de esto, se crean “unidades de trabajo” que la dirección puede asignar fácilmente. La definición de dichas actividades humanas que se pueden asignar es la base de BPM Human Centric.
Para que usted entienda mejor, considere lo siguiente:
Cada una de esas “Actividades” es la descripción de una tarea humana real que se debe hacer y la misma debe contener:
- Notificación
- Información
- Conclusión
- Plazo límite
- Alertas y avisos
Por tanto, el sistema BPM Human Centric se puede entender como una forma de diseñar los flujos de los procesos que contienen actividades humanas, difíciles de substituir, para hacer propicia la mejor gestión y su ejecución. Normalmente, complementan los procesos System Centric, que se concentrar en substituir la intervención humana lo máximo posible, por medio de la automatización.
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Características del BPM Human Centric
- Más flexibilidad
- Adaptabilidad
- Agilidad de respuesta a eventos
- Capacidad de redistribuir el trabajo
- Posibilidad de colocar tareas en espera
- Acceso móvil
- Integración más fácil con otros sistemas.
Los beneficios proporcionados por esas características, generalmente incluyen la reducción de riesgos, más conformidad, más apoyo en la gestión y mejor interacción con los clientes.
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10 pasos para “empaquetar” una actividad humana
Separamos para usted una metodología elaborada por los profesores Keith Swenson y Jim Farris, para definir las actividades humanas que hacen parte de un proceso BPM Human Centric
1. Defina su objetivo
Antes de iniciar algún proyecto, usted debe tener claro lo que desea realizar.
2. Identificar el trabajo humano
Empiece enumerando las tareas que deben realizar las personas, quiere decir, que su realización depende de la habilidad humana.
Normalmente pueden dividirse en tres categorías:
- Decisiones que se deben tomar.
- Tareas que ya podrían estar automatizadas y aun no están.
- Tareas físicas, como embalar mercaderías, por ejemplo.
3. Determinar la conclusión de las actividades
Esto involucra hacer ciertas elecciones. Las tareas humanas pueden ser redundantes en más de una conclusión, tal como: cierto o equivocado, aceptado o rechazado, aprobado o reprobado.
4. Colocar las tareas en orden
El trabajo y las conclusiones se deben identificar por medio de un diagrama de red de las actividades humanas que se deben realizar de forma adecuada. Aclare bien las condiciones y el orden de las actividades.
5. Determinar lo que debe hacer cada uno
Después de haber identificado y ordenado las tareas se debe determinar quiénes serán los responsables de ejecutarlas.
6. Determinar la información que se debe utilizar
Aquí es necesario especificar un esquema o conjunto de esquemas que esclarezcan la información necesaria para realizar las actividades.
7. Definir el acceso a la información para cada actividad
En ciertos puntos del proceso, se puede leer y actualizar ciertas informaciones. En otros puntos, la información se puede leer pero no actualizar. También existen etapas del proceso en las cuales la información es completamente invisible, pues aun no fue especificada o no es relevante para la actividad en cuestión.
8. Determinar los plazos
Puede suceder que se deba realizar una actividad dentro de un plazo determinado, y eso debe quedar claro.
9. Proyectar la presentación de la información
Eso le dará un rostro a la información y su presentación visual. La misma puede ser específica para cada actividad o igual durante todo el proceso.
10. Integrar la información
Determine cómo se pueden reunir las informaciones necesarias para un proceso de diversas fuentes y cómo enviarlas a varios destinos.
Al completar esos pasos, usted habrá definido una de las “actividades humanas” para componer su sistema BPM Human Centric.
Se debe tener en cuenta que este es sólo uno de los enfoques, como existen otros también válidos para la gestión de procesos de negocios.
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