A menudo olvidamos que cuando decimos simplificar, estamos hablando de reducir la cantidad de algo. ¿Cómo?
Es así, vea: ¿cuál es la diferencia entre una habitación de soltero y una doble? ¡La doble tiene dos camas!
En los diccionarios, encontramos la siguiente definición:
Simple: que no es múltiple, doble o dividido en partes.
Así que cuando hablamos de simplificación de procesos, el objetivo es reducir al máximo sus actividades y tareas, sin dejar de ser eficiente, eficaz y productivo y al mismo tiempo entregar valor al cliente. ¡Ese es el dilema!
Debido a que es muy difícil decidir qué se puede eliminar sin afectar el proceso.
En este contexto, hay algunas técnicas que pueden ayudar a identificar algunas tareas y actividades que se pueden eliminar (las que no aportan valor añadido).
De hecho, esas técnicas de simplificación de procesos de organización sugieren maneras de reducir las tareas y actividades que corren el riesgo de que no se realicen correctamente.
Por lo tanto, las actividades y tareas no se eliminan necesariamente (algunas sí, como hemos dicho, las que no aportan valor añadido), pero se hacen de otra manera, más asertiva.
El resultado es la simplificación de los procesos de organización, no necesariamente por la disminución drástica del número de actividades, sino por la disminución de actividades de riesgo para el proceso, haciéndolas de una manera diferente.
Vea también: 3 Técnicas de mapeo, análisis y mejora de procesos
Técnicas de simplificación de los procesos de organización para aplicar en su negocio
Estas cinco ideas de simplificación de procesos de la organización se utilizan a menudo durante el modelado de procesos, con la ayuda de herramientas de modelado BPMN.
Pero, al mirar fríamente a un mapa de procesos, no le muestra donde hay riesgo o contacto directo con el cliente (que siempre debe ser impecable). Por lo tanto, vea cómo identificar estas oportunidades de mejora de procesos de la organización.
1- Interacción entre los sistemas
Cuando dos sistemas o softwares interactúan entre sí, tiene que haber un intercambio de datos. A menudo esto se realiza de forma manual, sujeta a errores tipográficos e incluso a dilación.
Una forma clásica de disminuir el riesgo de este intercambio de datos es mediante la creación de una interfaz de integración entre los dos sistemas.
Un ejemplo de la utilización de esta simplificación de los procesos de organización ocurre muy comúnmente con los softwares de diseño grafico. Hay varias suites de estos programas en el mercado.
Y la mayoría tiene una función llamada “exportar archivo”.
Por lo tanto, los softwares “se comunican”, y si el diseñador necesita importar un archivo de una imagen creada en otro software para utilizar en el suyo, utiliza este comando y pueden trabajar con tranquilidad.
2- Automatización de procesos
La automatización es la sustitución de una actividad “humana” por una actividad automatizada.
Dentro del mismo concepto de integración de sistemas, imagínese si ni siquiera fuera necesario que el agente humano “exportara” el archivo.
Ese es un ejemplo excelente de la automatización de procesos que se puede entender mejor si analizamos un proceso de automatización financiera que se utiliza a diario en muchas empresas de nuestro país, vea:
Cada vez que usted hace una compra en un comercio electrónico, el mismo debe emitir una factura electrónica. Ya hay varias empresas en el mercado que automatizan este proceso, mediante la integración de sistemas y así, evitando que un empleado tenga que introducir los datos para la emisión de facturas electrónicas.
3 – Estandarización de procesos
Una de las formas más objetivas para simplificar los procesos de organización es la estandarización de los casos recurrentes y similares.
Por ejemplo: Imagínese un bufete de abogados.
Allí se encuentran varios procesos diferentes, cada uno con diferentes tareas y actividades y sus peculiaridades, en función de la instancia, del tipo de causa, etc.
Pero en todos ellos hay un momento en que es necesario recoger y autentificar firmas. Si este proceso se estandarizada, se puede simplificar en gran medida las actividades de la empresa, simplemente replicándolo siempre que sea necesario.
Vea también: Estandarización de los procesos: todo lo que usted necesita saber.
4 – Definición de las reglas de negocio
El objetivo de las reglas de negocio es principalmente facilitar la toma de decisiones. Estas deben ser simples, desviando el flujo del proceso sin demora o indecisión.
Un ejemplo clásico es la definición de fueros para la concesión de préstamos en los bancos. La regla del negocio es simple: hasta la cantidad de X mil reales, el gerente de la sucursal puede conceder el préstamo solo, por encima de ese monto, él debe consultar a su director.
5- Externalización
La externalización estuvo de moda en el pasado y ahora vuelve en otro contexto, debido a las facilidades de comunicación y la integración entre los profesionales que utilizan la tecnología de cloud computing.
Dos ejemplos de esta simplificación del proceso de organización es la propagación de las compañías de SaaS (que prestan un servicio que anteriormente se hacía en la empresa), y la cantidad de profesionales subcontratados que trabajan home office, como autónomos.
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