Todo el mundo ha pasado por un proceso de hand-off cientos, o tal vez miles de veces en su vida.
¿Cuántas veces usted fue a un restaurante y le hizo un pedido al camarero? Pues bien, en todas estas ocasiones, usted le pasó un poco de información, iniciando un proceso en que el camarero tuvo que entender lo que usted dijo, escribirlo (o recordarlo, que es arriesgado…), y después, él aun tuvo que transmitírselo al cocinero.
De hecho, este proceso tiene dos hand-offs: uno cuando el camarero anota el pedido y otro cuando se lo pasa a la cocina.
Ahora responda: ¿cuántas veces el pedido vino equivocado o el camarero lo entregó en otra mesa?
Y puede ser aún peor, cuando usted decide cambiar algún ingrediente del plato, pedirlo sin la salsa de queso, porque usted no tolera la lactosa, o algo así.
¿Por qué se vuelve más complicado en ese caso? Porque usted salió del patrón. Como se verá a continuación, una de las cuatro estrategias de hand-off, o cómo optimizarlo, es exactamente la estandarización. ¡Compruébelo!
Estrategias de hand-off para optimizar los procesos
En el cotidiano de muchas empresas, cuando se transmite información, ya sea por una acción entre dos personas, dos sistemas, o de una persona a un sistema (y viceversa), es un proceso de hand-off.
Por supuesto, en un restaurante, puede causar solamente una molestia para usted, el riesgo de que despidan al camarero y si este proceso no se modela correctamente, y en poco tiempo, se puede llegar al punto de cerrar el restaurante.
Pero imagínese cómo la gestión adecuada de los procesos de hand-off es crucial en un banco, en un hospital, en un aeropuerto, o en otras actividades que involucran grandes cantidades de dinero y vidas humanas.
Vea 4 estrategias de hand-off que pueden evitar ese problema en su empresa:
1- Normalización de la información
Hay un caso famoso en el que la falta de estandarización de las unidades de medida llevó a la pérdida de una nave espacial de la NASA.
“La causa principal de la pérdida de la nave espacial fue la traducción equivocada de las unidades inglesas en unidades métricas en un segmento del software de la misión en la tierra, relacionado con la navegación, como la NASA ha anunciado”
Según dice el informe oficial.
Eso mismo: Mientras que los ingenieros que diseñaron el sistema de propulsión utilizaban el sistema métrico, los que construyeron la nave empleaban el sistema imperial inglés con pulgadas y libras.
Pérdida: 125 millones de dólares.
Para volver al ejemplo más trivial de los restaurantes, es por eso que las redes de comida rápida suelen utilizar combinaciones numeradas, para que el cliente no tenga que describir todas las combinaciones que desea en su plato.
2 – Integración y automatización de los procesos
Una manera extremadamente eficiente para optimizar un proceso de hand-off es la automatización de tareas.
De esta forma, la responsabilidad en una instancia de proceso es transferida con eficiencia entre los diferentes equipos que actúan en el proceso.
3 – El poder de las checklists
Otra estrategia de hand-off ampliamente utilizada por su sencillez y eficacia es la lista de verificación. No deja de ser una forma específica de normalización de la información, pero tiene la ventaja de realizarse sin la interacción con los sistemas.
Cuando un mecánico de aviones está haciendo una revisión de un avión para el próximo viaje, utiliza una lista de comprobación para asegurarse de que está haciendo todo lo que necesita. Y si al final de su turno otro mecánico va a sustituirlo para continuar con la tarea, él sólo tiene que pasar su lista de comprobación para el colega, sin mayores complicaciones.
4- La gestión visual
Finalmente, la última estrategia de hand-off que vamos a mencionar es el uso de señales visuales fáciles de entender, como un semáforo, por ejemplo:
Rojo: ¡pare, están pasando coches!
La conocida práctica de Kanban para el registro visual de las solicitudes de trabajo es un excelente ejemplo de esta estrategia de hand-off.
Las estrategias de hand-off también son ampliamente utilizadas en BPM para el modelado de procesos.
