Los 10 pecados del control de tareas por medio del correo electrónico

¿Esto ocurre en su empresa?

“Para solicitar un reembolso envíe un mensaje al sector financiero.”

“Para solicitar vacaciones, envíe un mensaje al sector de personal.”

“Para aprobar la requisición, encamine el mensaje a su gerente.”

¿Usted se imagina lo que es manejar una empresa con todas estas demandas atendidas por correo electrónico? Y aquí, entre nosotros… ¿cómo anda su caja de entrada de correos?

Es increíble hasta qué punto las grandes empresas utilizan el correo electrónico como herramienta para controlar las tareas.

Aun peor es el impacto que eso tiene en la cultura, en la productividad y en la gestión de la organización: falta de transparencia, omisión del equipo, dispersión, atrasos entre los diferentes sectores, poco seguimiento y muchos otros.

La caja de entrada llena es sólo la punta del témpano. En este artículo describiré los principales problemas que permanecen ocultos.

Los 10 pecados del uso del correo electrónico para controlar tareas

1- Información obsoleta

Cuando las demandas se atienden por medio del correo electrónico, su cliente no tiene la posibilidad de consultar el estatus.

“¿Dónde está mi pedido de materiales?”

“¿Ya hicieron mi reserva de hotel?”

Es algo frustrante cuando tenemos que parar nuestras actividades para encontrar esa información dentro de un gran intercambio de mensajes.

Eso consume mucho tiempo, energía y dinero. Causa mucha frustración y el equipo de trabajo entra en una caída espiral de productividad.

¿Y usted sabe cuál es la peor parte? ¡La falta de información actual y transparencia crean aun más mensajes electrónicos!

2- Falta de seguridad de la información

No es nada nuevo que el correo electrónico no es una forma segura de realizar transacciones.

Cuando se utiliza este tipo de comunicaciones, cualquiera puede ser la persona que aprueba algo, el ejecutor o el demandante. No existen reglas y control por medio de un banco de datos. Ninguna contraseña. Ninguna evidencia.

3- Dificultades de seguimiento

Cuando todas las solicitaciones se guardan en la caja de un funcionario, el gestor pierde la capacidad de monitorear la operación y en el desespero, surge la peor idea de su vida:

“Mándenme una copia de todos los mensajes”.

4- Imposibilidad de atribuir responsabilidades

Cuando no hay un monitoreo efectivo es más fácil que los funcionarios se eximan de la responsabilidad.

Es el momento de Hacerse el de la vista gorda:

¡Yo no recibí ese correo electrónico!

5- Ausencia de alertas y plazos

Para suplir la falta de herramientas de follow up, mucha gente utiliza calendarios. Sin embargo, con el aumento de las demandas, es prácticamente imposible manejar todos los recordatorios.

Por consiguiente, además de la montaña de mensajes electrónicos, también hay que mantener un montón de recordatorios.

6- No existen indicadores de rendimiento

Los mensajes electrónicos no crean una base de datos. De ese modo, es prácticamente imposible calcular el rendimiento del equipo o de su proceso.

Ante la falta de herramientas adecuadas, la primera solución que surge es la antigua planilla Excel. Se pierden muchísimas horas para elaborar una planilla, cuyo contenido es dudoso.

7- Dificultad de definir prioridades

Es imposible definir prioridades cuando usted no sabe:

• Cuál es la situación.
• Quién es el responsable.
• Cuál es el plazo.

“ahhh….¡pero yo puedo poner la banderita roja!”.

¿Muy bien, pero cuál es la regla detrás de la banderita roja? ¿A ver quién grita más alto?

Lo que falta en la mayoría de los equipos no es tiempo, sino saber lo que se debe hacer a continuación.

8- Falta de disciplina

Sin tener cierto control, las personas tienen la tendencia de dar soluciones inmediatas, que tendrán cierto impacto dentro de algunas semanas o meses.

Para el gestor, eso es algo horrible, pues él depende exclusivamente del talento y del comprometimiento de su equipo. Además, eso también le impide hacer la atribución de tareas, ya que él no confía que la tarea se realizará correctamente y tiene miedo de que lo sorprendan en una auditoría.

9- Gran incidencia de errores

Sin control, sin comprometimiento, sin transparencia y otros problemas, los errores son inevitables y crecen exponencialmente.

10- Creer que es bastante con documentar el proceso

Documentar el  proceso puede funcionar siempre y cuando el gestor o consultor esté al lado del funcionario. No obstante, al darle la espalda, todo vuelve a lo “normal”.

Eso es contraproducente para el empresario, que pierde la inversión; para el consultor, que no puede firmar nuevos proyectos de mejora en los procesos con el mismo cliente; y para el propio funcionario, que es parte de una empresa que no prospera, ni crea oportunidades.

Conclusión

Mucha gente intenta maquillar la solución utilizando las supuestas “buenas prácticas”: usar listas de correos electrónicos, no dejar acumular los mensajes, etc.

Esas prácticas no influyen en la raíz y no logran una solución definitiva.

¿Qué hacer?

El problema se puede resolver solamente mediante el uso de algún sistema de información.

Puede ser un ERP? Sí, siempre y cuando el mismo satisfaga todas las necesidades del flujo de trabajo. Si existe un único paso que dependa de un correo electrónico, volvemos al problema inicial.

Puede ser un Kanban? Es cuestionable. Puede ayudar con pequeñas demandas. La mayoría de las herramientas no cuenta con los recursos para controlar  las secuencias de tareas, responsabilidades, plazos, etc. Significa substituir un problema con otro problema.

La solución definitiva es aquella en la que se define el proceso y existe la seguridad que se realizará completamente. El proceso puede ser sencillo, con pocas actividades, y a medida que su gestión progresa, adquiere más tareas y controles.

Comience sencillamente y practique el ciclo de mejoras. Vea también esta solución.